1.申报时限

一般性国际会议：应于拟对外承诺办会日期前四个月提交正式申请。

重大国际会议：须提前五个月提交正式申请材料。

2.申报平台

录中国教育系统学术会议云平台（http://econf.hust.edu.cn） 提交会议正式申请，线上填报内容需与纸质申报材料内容一致。

3.校内审核流程

学院初审通过后，将《吉林大学举办国际学术会议申报表》会签盖章版材料提交国际合作与交流处，审核无误后报分管校领导审批。

4.上级审批

校内审批完成后报教育部审批。

5.获批执行

在收到教育部批复文件后，方可发布会议通知和举办国际会议。会议批复文件仅供学校内部使用，不得对外公布。

6.会议变更

获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如确需更改，原则上应于会议召开前两个月在申报系统中提交变更申请，并将书面变更申请材料盖章报送国际合作与交流处。

7.正式申报材料

（1）会议中、英文全称，举办日期、会期、地点，主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称，与会人员范围、会议规模、与会外国专家人数；

（2）举办会议的背景，会议主题、议题和主要内容和日程安排；

（3）会议经费来源及经费预算；

（4）举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；

（5）拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务；

（6）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式；

（7）主办、合办、协办或委托承办单位和经费资助单位的情况介绍；

（8）其他需要特别说明的情况。