1、拟举办单位向学校提交申请报告，内容包括：会议中/外文名称、举办会议的目的和意义、会议规模、主办单位名称及会议时间与地点、经费来源情况、参会外宾经费情况等，并详细填写《吉林大学举办国际学术会议申报表》、《“XXX”国际学术会议拟邀请的外国学者名单》、《“XXX”国际学术会议拟邀请的香港、澳门学者名单》和《“XXX”国际学术会议拟邀请的台湾学者名单》,提前八个月报送国际处专家科。
2、国际处行文报教育部审批。
3、会议批件下达后，主办单位在会议举办前二个月提交《吉林大学邀请外国人士来访审批表》、《被授权单位签证通知表》及专家护照资料页复印件，办理外宾来华签证手续。